Boco IP
AI-mahdollisuuksien kartoitushanke nosti tekoälyn työkalutasolta järjestelmätasolle
Boco IP on lähes 100 vuotta toiminut suomalainen IPR-talo, joka tarjoaa palveluita patenttien, tavaramerkkien ja muiden immateriaalioikeuksien hallintaan. Yrityksen asiantuntijoille oli jo kertynyt kokemusta yksittäisistä tekoälytyökaluista, mutta merkittävää liiketoimintahyötyä ei ollut vielä saavutettu. Toteutimmekin Boco IP:lle AI-mahdollisuuksien kartoituksen, jonka tuloksena yritys sai selkeän vision ja etenemissuunnitelman, joilla tekoäly tuodaan osaksi sekä päivittäisen työn automaatiota että pitkän aikavälin strategista koordinointia.
“Saavutimme paljon lyhyessä ajassa.”
Lähtötilanne tuttu monille asiantuntijaorganisaatioille
Boco IP:n tilanne ennen kartoitushanketta lienee monille asiantuntijaorganisaatioille samaistuttava. Tekoälyn vaikutukset toimialaan oli tunnistettu, ja yritys oli jo perehtynyt siihen, miten AI muuttaa asiantuntijatyötä ja avaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Käyttökokemusta oli kertynyt Microsoft Copilotin kaltaisista kielimalleihin perustuvista työkaluista, mutta niiden käyttö oli kohdistunut lähinnä asiantuntijoiden tukemiseen yksittäisissä työtehtävissä.
Arjessa tekoäly toi yksittäisiä hyötyjä, mutta kokonaisuutta se ei vielä mullistanut. AI-työkalut toimivat vain tehtävätason apureina, eivätkä ne kytkeytyneet osaksi prosesseja, päätöksentekoa tai strategiaa. Moni asiantuntija tunsi myös turhautumista: miten estää kielimalleja keksimästä vääriä faktoja, miten varmistaa, että tulokset vastaavat todellisuutta ja miten saavuttaa toivotut hyödyt käytännössä?
Kartoitushankkeen tavoitteeksi muodostuikin nostaa tekoäly tehtävätasolta toimintajärjestelmän tasolle sekä muodostaa yhteinen ymmärrys siitä, missä siitä on todellista hyötyä ja miten se voi uudistaa Boco IP:n koko arvoketjun, ei vain yksittäisiä tehtäviä.
Mitä AI-mahdollisuuksien kartoituksen aikana tehtiin?
- Pidettiin useita työpajoja, joissa käsiteltiin mm. Boco IP:n tekoälyn käytön nyky- ja tavoitetilaa, eri roolien työnkulkuja ja prosesseja sekä strategisia mahdollisuuksia.
- Toteutettiin koko henkilöstön kysely AI:n käytön osaamistasosta, asenteista ja odotuksista
- Työpajoista ja kyselystä syntyi yhtenäinen näkemys tavoitteista: AI:n halutaan integroituvan tiiviiksi osaksi organisaation prosesseja sekä päivittäisen työn automaationa että pitkän aikavälin koordinaation ja ekosysteemien tukena.
- Tunnistettiin joukko käyttötapauksia ja määriteltiin malli niiden priorisoinnille vaikutuksen, toteutuskelpoisuuden ja liiketoimintatavoitteiden mukaisesti.
- Näiden pohjalta muodostettiin etenemissuunnitelma, järjestelmätason tekninen vaatimusmäärittely ja alustava riskienhallintasuunnitelma.
Keskeinen oivallus: AI:sta ei saada parasta hyötyä yksittäisten tehtävien suorittajana
AI-mahdollisuuksien kartoitushankkeen aikana Boco IP:n tiimi syvensi myös ymmärrystään siitä, mitä tekoäly oikeastaan on ja mihin se parhaimmillaan pystyy. Oivallettiin, että tekoäly ei ole tehokkain silloin, kun se vain jäljittelee ihmisen tapaa suorittaa yksittäisiä tehtäviä, kuten vaikkapa patenttihakemusten laatimista samalla lailla kuin aina ennenkin on tehty. Sen todellinen potentiaali tulee esiin vasta silloin, kun siitä rakennetaan systeemi, joka uudistaa jotakin kokonaista järjestelmää, prosessia tai arvoketjua. AI:n avulla voidaan esimerkiksi yhdistää eri hakemus-, virasto- ja asiakasdatavirrat ja koordinoida asiantuntijoiden yhteistyötä alusta loppuun patenttihakemusten edistämisessä.
Tällaisia kokonaisuuksia tekoäly voi tukea sekä automaation että koordinaation tasolla. Automaatio tuo nopeutta ja kustannussäästöjä tehtävätasolle, kun taas koordinaatio luo laajemman järjestelmän, joka yhdistää ihmiset, prosessit ja datan ja muodostaa näin uudenlaista kilpailuetua.
Taulukko havainnollistaa tätä muutosta: automaation tasolla tekoäly optimoi yksittäisiä osia, kun taas koordinaation tasolla se muuttaa koko järjestelmän toimintalogiikan.
Tuloksena yhteinen suunta, selkeät kehitysaskeleet ja uutta kilpailuetua
Kartoitushankkeen myötä Boco IP sai kokonaiskuvan siitä, missä tekoäly voi tuoda tehokkaasti hyötyä yrityksen toimintaan. Työpajojen ja kyselyn pohjalta tunnistettiin konkreettisia käyttötapauksia, joihin panostaminen on liiketoiminnallisesti perusteltua, ja toisaalta sellaisia, joissa tekoälyn integrointi ei vielä ole tarkoituksenmukaista.
Tiimillä on nyt selkeä suunnitelma siitä, miten tekoälyä voidaan alkaa hyödyntää vaiheittain osana liiketoimintaa. Ensimmäiset kehitysalueet on määritelty, ja ne keskittyvät sekä arjen automaatioon että pidemmän aikavälin koordinaatioon, eli siihen, miten tieto, prosessit ja asiantuntijoiden työ kytkeytyvät toisiinsa.
Samalla Boco IP:n näkemys tekoälyn roolista syventyi. AI:ta ei enää tarkastella vain yksittäisten tehtävien näkökulmasta, vaan välineenä, joka voi uudistaa myös sen, mitä tehtävän ympärillä tapahtuu: tapaa organisoida, johtaa ja tuottaa arvoa.
“Pääsimme tavoitteeseen, ja työpajat olivat todella onnistuneita. Ihmiset pääsivät sanomaan ajatuksensa, ja vaikka taustalla oli aiempia pettymyksiä, osallistuminen oli innostunutta. Saimme paljon ideoita ja tunnistimme sekä strategisesti että konkreettisesti tärkeitä asioita.”
Harkitsetko tekoälyn hyödyntämistä liiketoimintasi kehittämisessä, mutta et ole varma, miten edetä?
AI-mahdollisuuksien kartoitus antaa organisaatiollesi selkeän lähtökohdan tekoälyn hyödyntämiseen. Yhdessä digitaalisen liiketoiminnan asiantuntijoidemme kanssa käytävä arviointiprosessi auttaa tunnistamaan ne liiketoiminnan osa-alueet, joissa tekoäly voi tuottaa merkittävintä arvoa. Samalla asetatte selkeät, strategiaanne sopivat tavoitteet AI-hankkeille ja rakennatte toimivan pohjan tekoälyratkaisujen sujuvalle käyttöönotolle arjessanne.
Kaipaisitko sinäkin apua AI mahdollisuuksien kartoittamisessa?
Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää!
