Suomen Poliisijärjestöjen Liitto SPJL
Arkisto, jäsenrekisteri ja mökkivaraukset tietoturvallisena kokonaisuutena
Lähes 11 000 sisäisen turvallisuuden ja oikeudenhoidon ammattilaista edustava Suomen Poliisijärjestöjen Liitto (SPJL) tarvitsi digiympäristöönsä useita uudistuksia, joita kaikkia yhdisti sama vaatimus: arkaluontoisten henkilötietojen turvallinen käsittely.
Autoimme liittoa uudistamaan arkistointijärjestelmän, vaihtamaan jäsenrekisterin sekä rakentamaan kokonaan uuden lomamökkien varausjärjestelmän, joka palvelee jäseniä ympäri vuoden.
Asiantuntija osana liiton arkea
Yhteistyö SPJL:n kanssa ei ole ollut perinteistä toimeksianto kerrallaan -työskentelyä. Sofokuksen asiantuntija on ollut kiinteästi mukana liiton arjessa kuuntelemassa, sparraamassa ja viemässä asioita eteenpäin. Tällainen malli tarkoittaa, että asiakas saa rinnalleen ihmisen, joka tuntee organisaation tarpeet kattavasti eikä vain yksittäisten hankkeiden osalta.
”Pitkäjänteinen ja avoin yhteistyö on tärkeää, kun tahdotaan kehittää digitaalista toimintaa. Käytännössä kyse on rinnakkaisista ja ketjutetuista projekteista.” — Tomi Neulanen, Senior Consultant, Sofokus
SPJL:n toiminnan luonne asettaa kaikelle digitaaliselle kehitystyölle erityisen vaatimuksen: jäsenten henkilötiedot ovat arkaluontoisia, ja niiden huolellinen käsittely on ehdoton edellytys. Tietoturva on ollut alusta asti yhteistyötä läpileikkaava periaate niin suunnittelussa kuin toteutuksessakin.
Digiympäristö rakentuu vaihe vaiheelta
Yhteistyön ensimmäinen iso kokonaisuus oli SPJL:n arkistointijärjestelmän uudistaminen. Sofokus vastasi toiminnallisesta määrittelystä, jossa selvitettiin mitä järjestelmältä todella vaaditaan ennen kuin teknisiin ratkaisuihin sitoudutaan. Henkilötietodatan asianmukainen käsittely ja säilytys oli keskeinen teema jo tässä vaiheessa.
Sen jälkeen vuorossa oli kaksi muuta merkittävää kokonaisuutta: liiton jäsenrekisterin uudistaminen sekä uuden mökkivarausjärjestelmän rakentaminen. Jäsenrekisteri on tietoturvan kannalta erityisen kriittinen, sillä siinä käsitellään suurta määrää henkilötietoja. Vaatimusten oli oltava kunnossa jo hankintavaiheessa. Sofokus auttoi SPJL:ää tarpeiden määrittelyssä, hankintaprosessin fasilitoinnissa sekä käyttöönoton tukemisessa.
“Nämä olivat isoja ja vaativia projekteja, joissa piti huomioida palvelujen helppokäyttöisyys, positiivinen jäsenkokemus ja tietoturvallisuus. Alusta asti meille oli selvää, että tarvitsemme osaavan kumppanin, jonka kanssa yhteistyö sujuu ja jolla on kokemusta ja asiantuntemusta tällaisista projekteista. Sofokus osoittautui juuri sellaiseksi yhteistyökumppaniksi.”
Mökkivaraukset sujuviksi ja turvallisiksi
Samanaikaisesti jäsenrekisterin uudistamisen kanssa kehitettiin uusi mökkivarausjärjestelmä. Liiton seitsemän lomamökkiä viidellä paikkakunnalla ovat jäsenten ja eläkkeelle jääneiden käytössä ympäri vuoden. Loppuvuodesta 2025 julkaistu järjestelmä suunniteltiin ja toteutettiin Sofokuksen kanssa alusta loppuun.
Mökkivarausjärjestelmä on integroitu jäsenrekisteriin niin, että vahvistetut varaukset ja peruutukset siirtyvät sinne automaattisesti ja reaaliaikaisesti. Tämä on keskeistä tietoturvan näkökulmasta: tiedot keskitetään jäsenrekisteriin, kun taas mökkivarausjärjestelmässä toimitaan anonyymisti.
Jäsen kirjautuu vahvalla tunnistautumisella, hakee kohteita ajankohdan ja eri kriteerien mukaan sekä saa vahvistus- ja peruutusviestit sekä varauslaskut suoraan jäsenrekisteristä, johon on keskitetty jäsenen tiedot ja viestintä. Ylläpitäjälle järjestelmä tarjoaa monipuoliset työkalut kohteiden hallintaan, hinnoitteluun, varauksien käsittelyyn ja ovikoodien hallintaan. Tasapuolinen kohtelu varmistetaan sesonkikausien arvonnoilla, varauksien maksimimäärällä sekä karenssiajoilla.
Tuloksena sujuva arki ja uusia laajentamismahdollisuuksia
Mökkivarausjärjestelmä otettiin käyttöön loppuvuodesta 2025, ja vanhat varaukset siirrettiin samalla uuteen järjestelmään. Käyttöönoton jälkeen järjestelmään on kirjattu noin 1 600 varausta. Kesän ja syksyn 2026 mökit ovat jo lähes täyteen varattuja, ja ensimmäiset arvonnat suosituimmista ajankohdista on suoritettu onnistuneesti. Jäsenille varaaminen on vaivatonta, ja ylläpitäjien työ on keventynyt. Arki uudella järjestelmällä on yksinkertaisesti sujuvaa.
Mökkivarausjärjestelmä on myös hyvä esimerkki siitä, miten yksi ratkaisu voi avata useita uusia mahdollisuuksia. Järjestelmä on suunniteltu niin, että se voisi palvella myös liiton jäsenyhdistyksiä yhtenäisenä, valmiina alustana ja mahdollistaa digitaalisen toimintaympäristön kehittämisen myös yhdistystasolla.
Mitä tehtiin
- Arkistointijärjestelmän määrittely ja käyttöönotto: Sofokus vastasi toiminnallisesta määrittelystä ja tuki järjestelmän käyttöönotossa. Arkaluontoisen henkilötietodatan asianmukainen käsittely ja säilytys olivat keskeisiä vaatimuksia alusta asti.
- Jäsenrekisterin uudistus: Sofokus oli mukana tarpeiden määrittelyssä, hankintaprosessin fasilitoinnissa ja käyttöönoton tukemisessa. Tietoturvavaatimukset huomioitiin jo hankinnan kriteeristössä.
- Mökkivarausjärjestelmän suunnittelu ja toteutus: Liiton seitsemälle mökille rakennettiin kokonaan uusi, Kilta-jäsenrekisteriin integroitu varausjärjestelmä. SPJL omistaa järjestelmän itse, ja Sofokus vastaa sen elinkaaripalveluista.
Haluaisitko kuulla lisää? Ota yhteyttä!
