Prosessiautomaatio ja prosessien digitalisointi yrityksille
Prosessiautomaatio tarkoittaa toistuvan työprosessin vaiheiden siirtämistä ohjelmiston hoidettavaksi niin, että tieto kulkee järjestelmien välillä ilman käsin tehtävää välityötä. Samasta asiasta käytetään nimitystä liiketoimintaprosessien automatisointi.
Mitä prosessiautomaatio tarkoittaa?
Prosessiautomaatio tarkoittaa toistuvan työprosessin vaiheiden siirtämistä ohjelmiston hoidettavaksi niin, että tieto kulkee järjestelmien välillä ilman käsin tehtävää välityötä. Samasta asiasta käytetään nimitystä liiketoimintaprosessien automatisointi. Tyypillisiä kohteita ovat tilaus, hakemus, hyväksyntäkierros, laskutus ja raportointi ts prosessit, joissa sama tieto kirjataan useaan järjestelmään.
Sofokus toteuttaa prosessiautomaation liiketoimintahankkeena osana ohjelmistokehityksen palveluita. Selvitämme ensin lähtötilanteen ja valitsemme toteutustavan vasta huolellisen arvioinnin päätteeksi. Työhön kuuluvat nykytilan ja tavoitteiden määrittely, prosessin kuvaus, toteutustavan valinta, toteutus ja integraatiot sekä mittaus ja jatkokehitys.
Miten prosessiautomaatio eroaa prosessien digitalisoinnista?
Prosessien digitalisointi siirtää paperilla, sähköpostissa tai taulukkolaskennassa kulkevan prosessin sähköiseen muotoon. Prosessiautomaatiossa ohjelmisto myös suorittaa prosessin vaiheita. Se tarkistaa syötetyn tiedon, ohjaa hyväksynnän oikealle henkilölle ja kirjaa valmiin tapauksen taustajärjestelmään. Useimmissa hankkeissa molemmat kulkevat rinnakkain, koska prosessia ei voi automatisoida ennen kuin se on sähköisessä muodossa ja sen vaiheet on kuvattu. Ostajalle rajanveto on käytännöllinen. Digitalisointi poistaa paperin ja käsin tehdyn tallennuksen, automatisointi poistaa toistuvan päätöksenteon ja tiedon siirtelyn järjestelmästä toiseen. Asiakkaalle tai kansalaiselle näkyvä osa automatisoidusta prosessista toteutetaan usein sähköisenä asiointipalveluna. Kun prosessi on molemmilta osin kunnossa, sen läpimenoaika ei enää riipu siitä, kuka on työpaikalla.
Tulokset puhuvat puolestaan.
Mitkä prosessit kannattaa automatisoida ensin?
Ensimmäiseksi kannattaa automatisoida prosessi, joka toistuu usein, kulkee useamman järjestelmän tai osaston läpi ja jossa virheen korjaaminen vie enemmän aikaa kuin itse työvaihe. Hyvän ehdokkaan tunnistaa myös siitä, ettei sen läpimenoaikaa tiedetä, koska prosessin vaiheet jakautuvat eri ihmisille esimerkiksi sähköpostein. Näitä prosesseja yhdistää puuttuva tiedonsiirto järjestelmien välillä. Eurostatin tilaston mukaan 53 prosenttia EU:n yrityksistä käytti vuonna 2025 ERP-, CRM- tai BI-ohjelmistoa, ja ERP-ohjelmiston käyttö vaihteli pienten yritysten 41 prosentista suurten yritysten 89 prosenttiin. Keskisuurissa ja pienissä organisaatioissa tieto siirtyy toiminnosta toiseen siis yhä usein käsin, ja juuri niissä tapauksissa prosessiautomaatio tuottaa nopeimman hyödyn.
Liiketoiminnan tavoite kirjataan ennen toteutustapaa
Automatisoinnin kohde on yksittäinen työvaihe. Kansainvälinen työjärjestö ILO mittasi vuonna 2025 tehtävätasolla, kuinka laajasti generatiivinen tekoäly ulottuu eri ammatteihin. Neljäsosa maailman työntekijöistä on ammatissa, jossa altistumista on jonkin verran, ja vain 3,3 prosenttia työllisyydestä osuu korkeimpaan luokkaan. ILO päättelee tästä, että työ muuttuu useammin kuin korvautuu. Useimmissa ammateissa tarvitaan yhä ihmistä. Hankkeen tulos riippuu siis siitä, mitkä vaiheet valitaan ja mihin järjestykseen ne asetetaan, eikä sitä valintaa voi tehdä pelkkä teknologia edellä. Tavoite kirjataan mitattavana ennen kuin toteutustavasta keskustellaan. Se voi olla lyhyempi läpimenoaika, pienempi virhemäärä, auditoitava jälki tai vapautuva työaika. Kun lähtötaso ja tavoite ovat lukuina, hankkeen onnistuminen voidaan todeta mittaamalla.
Prosessiautomaatiohankkeen vaiheet
Hanke etenee määrittelystä ylläpitoon, ja jokainen vaihe tuottaa päätöksen, jonka varassa seuraava tehdään.
- Nykytilan määrittelyssä mitataan prosessin kulku, kesto ja kustannus, ja tavoite kirjataan lukuina.
- Prosessin kuvauksessa kirjataan auki vaiheet, päätöskohdat ja poikkeukset, ja turhat vaiheet karsitaan ennen automatisointia.
- Toteutustapa valitaan vertailemalla vaihtoehtoja prosessin ja nykyisten järjestelmien pohjalta, ja tarvittaessa laaditaan tekninen vaatimusmäärittely ennen toteutusta.
- Toteutusvaiheessa automatisoitava kulku rakennetaan ja tieto liitetään nykyisiin järjestelmiin integraatioiden kautta.
- Käyttöönotto tehdään vaiheittain, ja tulos mitataan samoilla luvuilla kuin lähtötaso.
- Ylläpidossa poikkeukset ja muuttuneet säännöt viedään toteutukseen sitä mukaa kuin liiketoiminta muuttuu, ja työ jatkuu ylläpitopalveluna.
Määrittely ja prosessin kuvaus ovat vaiheet, joiden ohittaminen näkyy vasta myöhemmin. Huono prosessi tuottaa automatisoituna virheelliset lopputulokset nopeammin kuin ennen.
Yhteistyö Sofokuksen kanssa oli sujuvaa, ammattitaitoista ja säännöllistä koko projektin ajan. Toteutuksen eri vaihtoehdot sekä niiden kustannukset käytiin huolellisesti läpi. Aikataulu hieman venyi, koska kokonaisuus laajentui projektin aikana. Lopputulos on erittäin onnistunut, ja jatkokehitysajatuksia on jo odottamassa seuraaviin julkaistaviin versioihin.
Alusta valitaan prosessin ja nykyisten järjestelmien mukaan
Toteutus koostuu käytännössä rajapinnoista nykyisten järjestelmien välille ja työnkulkumoottorista, joka hoitaa hyväksynnät ja poikkeukset. Lisäksi tarvitaan käyttöliittymä niihin vaiheisiin, joissa ihminen tekee päätöksen. Osa toteutuksesta syntyy valmisalustan päälle konfiguroiden, osa koodataan alusta asti räätälöitynä sovelluskehityksenä, ja usein samassa hankkeessa tehdään molempia. Low-code- ja no-code-välineet lyhentävät läpimenoaikaa silloin, kun prosessi on vakaa ja sen säännöt ovat yksinkertaisia. Kun prosessiin liittyy paljon poikkeuksia, suuria tietomääriä tai vaatimuksia tietoturvasta ja jäljitettävyydestä, koodattu toteutus kestää muutosta paremmin. Välineen valinta vaikuttaa lopputulokseen vähemmän kuin prosessikuvauksen tarkkuus ja tiedonsiirron luotettavuus.
Hankitaanko prosessiautomaatio palveluna vai asiantuntijoina omaan tiimiin?
Molemmat mallit ovat käytössä, ja valintaa ohjaa organisaation oma kehityskapasiteetti. Palveluna hankittuna Sofokus vastaa koko hankkeen kaaresta määrittelystä ylläpitoon. Asiantuntijamallissa tuomme osaajan asiakkaan tiimiin työskentelemään asiakkaan omien kehittäjien rinnalla. Sofokus on perustettu vuonna 2000, ja ohjelmisto- ja sovelluskehitystä on kertynyt yli 26 vuotta. Asiantuntijoillamme on keskimäärin yli 14 vuoden kokemus, ja asiakkaidemme suositteluhalukkuutta mittaava NPS-lukumme on 88 (mittaaja Onway, v2026). Prosessiautomaatiohankkeissa on siis mukana ihmisiä, jotka ovat nähneet automatisoidun prosessin myös ylläpitovaiheessa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Hinta määräytyy automatisoitavien vaiheiden ja integroitavien järjestelmien määrästä. Yhden rajatun prosessin automatisointi on selvästi pienempi investointi kuin koko toiminnanohjauksen uudistaminen, ja se antaa mitattavan tuloksen ennen laajempaa päätöstä. Annamme hinta-arvion, kun prosessin nykytila ja tavoite on kuvattu.
Kestoon vaikuttavat järjestelmien määrä ja tiedon saatavuus nykyisistä järjestelmistä. Rajapintojen kunto venyttää aikataulua useammin kuin automatisoinnin toteutus, joten selvitämme rajapinnat heti määrittelyvaiheessa. Aikatauluarvion annamme, kun prosessi on kuvattu.
Automatisointi ei kannata, jos prosessi on muuttumassa tai jos sen nykyinen kulku ei ole kenenkään tiedossa. Silloin ensimmäinen työ on prosessin kuvaus ja karsiminen. Harvoin toistuva työvaihe kannattaa jättää ennalleen, jos sen tekeminen käsin vie vähemmän aikaa kuin sen ylläpito ohjelmistona.
Ei tarvitse. Prosessiautomaatio rakennetaan useimmiten nykyisten järjestelmien päälle rajapintojen avulla, ja järjestelmien vaihtaminen on oma erillinen päätöksensä. Jos jostain järjestelmästä ei saa tietoa ulos, vaihtoehdot käydään läpi määrittelyvaiheessa.
Hyöty mitataan vertaamalla ennen toteutusta kirjattuihin lukuihin kuten prosessin läpimenoaika, käsin tehtyjen kirjausten määrä, virheiden ja korjausten määrä sekä prosessiin kuluva työaika. Lähtötaso mitataan ennen käyttöönottoa, koska jälkikäteen sitä ei saa enää selville. Mittaus jatkuu käyttöönoton jälkeen, jotta jatkokehitys osuu prosessin hitaimpaan vaiheeseen.
Paljon löytyy toimittajia, jotka pystyvät tekemään näyttävän näköisiä webbisivuja, mutta meille tärkeää oli se, että lisäksi tausta pitää olla kunnossa. Meidän ymmärrys oli, että te olette tehnyt vaativia integraatioita ja teillä on kyky skaalata bisnestä suuremmaksi meidän mukana.
