Varausjärjestelmät
Varausjärjestelmä on verkkopalvelu, jossa asiakas varaa ajan, tilan tai palvelun itse ilman puhelinsoittoa tai sähköpostia. Sen voi upottaa olemassa olevaan tai täysin uuteen palveluun, myös yrityksen intranetiin, ja samalla logiikalla varataan sekä lääkärin vastaanottoaika että hotellihuone. Sofokus toteuttaa varausjärjestelmät asiakkaan omien prosessien mukaan ja liittää ne järjestelmiin, joissa varaustietoa jo käsitellään.
Mistä varausjärjestelmä koostuu?
Varausjärjestelmän ytimessä ovat kalenterinäkymä, varattavien resurssien ja kapasiteetin hallinta, varaajan tunnistautuminen sekä vahvistus- ja muistutusviestit. Maksullisessa palvelussa mukaan tulee maksaminen tai laskutus, ja peruutusehdot sekä hinnoittelusäännöt viedään järjestelmään sellaisina kuin ne on sovittu. Ilman integraatioita varausjärjestelmä jää muusta toiminnasta erilleen. Varaustieto alkaa kulkea vasta, kun järjestelmä liitetään esimerkiksi jäsenrekisteriin, toiminnanohjaukseen, asiakkuudenhallintaan tai laskutukseen. Silloin varaus näkyy siellä, missä asiakkuutta muutenkin hoidetaan. Sofokuksella varausjärjestelmä on yksi sähköisten asiointipalveluiden muoto, joten sama tunnistautuminen ja käyttäjähallinta kattaa varaamisen lisäksi asiakkaan muutkin asioinnit.
Mihin varausjärjestelmiä käytetään?
Varausjärjestelmää tarvitaan silloin, kun rajallista kapasiteettia jaetaan usealle käyttäjälle. Käyttötapaus ratkaisee vaatimukset: ajanvarausjärjestelmässä painavat tietosuoja ja vahva tunnistautuminen, tilavarausjärjestelmässä hinnoittelusäännöt ja peruutusehdot, huoltopalveluissa resurssien ja työjonon hallinta.
- lääkärin ja muiden asiantuntijoiden vastaanottoajat
- hotellihuoneet ja muu majoitus
- kokous-, liikunta- ja juhlatilojen varaaminen
- mökkien vuokraus jäsenille tai henkilöstölle
- huolto- ja korjauspalvelujen aikataulutus
- kurssit, koulutukset ja tapahtumat
- kaluston ja välineiden lainaus
Ajanvarausjärjestelmä ja tilavarausjärjestelmä ovat saman järjestelmätyypin kaksi käyttötapaa. Ajanvarausjärjestelmässä varataan henkilön tai palvelun aikaa, tilavarausjärjestelmässä fyysistä tilaa tai laitetta. Sama järjestelmä hoitaa molemmat, kun kalenteri, kapasiteetti ja hinnoittelusäännöt on mallinnettu oikein.
Jos varaamiseen liittyy pääsylippujen myynti, kanavakohtainen hinnoittelu ja lippujen tarkastus portilla, kyse on lipunmyyntijärjestelmästä. Se on oma järjestelmätyyppinsä, vaikka varaaminen kuuluu siihenkin.
Esimerkkejä toteuttamistamme varausjärjestelmistä
Suomen Poliisijärjestöjen Liitto SPJL uudisti digiympäristönsä kolmessa osassa: arkistointijärjestelmän määrittely ja käyttöönotto, jäsenrekisterin vaihto ja kokonaan uusi lomamökkien varausjärjestelmä. Varausjärjestelmä integroitiin Kilta-jäsenrekisteriin, joten jäsenyys ja varausoikeus tarkistetaan samasta lähteestä. Tietoturva ohjasi ratkaisuja alusta asti, koska järjestelmissä käsitellään arkaluontoisia henkilötietoja.
Venetelakka Ramstedt halusi selvittää, miten sähköisen liiketoiminnan voi käytännössä aloittaa. Kasvatimme asiakasymmärrystä, mallinsimme asiakkuudenhallinnan ja järjestelmäarkkitehtuurin sekä toteutimme telakkapalveluiden varausjärjestelmän, jolla asiakas varaa esimerkiksi perämoottorin kausihuollon itse. Varausten siirtyminen verkkoon vapautti työntekijöiden aikaa viestittelystä huolto- ja asiakaspalvelutyöhön.
Miten varausjärjestelmäprojekti alkaa?
Projekti alkaa siitä, että kartoitetaan varattava resurssi, varaajien roolit ja se, mihin taustajärjestelmiin varaustiedon on kuljettava. Näistä selviää, mitä valmiilla ohjelmistolla saa ja milloin kannattaa rakentaa räätälöity varausjärjestelmä. Ota yhteyttä, niin käydään läpi, mistä teidän kannattaa aloittaa.
