Pienet ja keskikokoiset ohjelmistoyritykset karsastavat julkisia tarjouspyyntöjä, selviää Ohjelmistoyrittäjät ry:n jäsenkyselystä.” – IT-viikko 19.2.2013.

Lukuisia kertoja julkisissa tarjouspyynnöissä mukana olleena ymmärrän hyvin tutkimukseen vastanneita.

Mikä neuvoksi?

1. Julkiset tarjouspyynnöt ovat erittäin työläitä

PK-yrityksellä on vain vähän resursseja verrattuna isoihin IT-taloihin, joissa julkisin tarjouspyyntöihin voidaan nimetä niihin keskittyvät myyjät. Tarjouspyyntö saattaa sisältää 10-20 pitkää dokumenttia, joitten lukemiseen ajatuksella hurahtaa helposti useampi tunti

Kun päätös mukaan lähtemisestä tehdään, on tarjouksen synnyttäminen tuskallisen työläs prosessi. Aikaa laadukkaan tarjouksen tekemiseen kuluu yleensä useita päiviä – vaikka tarjouspyyntöpohjat olisivat jo olemassa.

Nimittäin, jos teet yhdenkin muotovirheen, voidaan tarjouksesi sulkea pois kisasta. Tällöin kaikki tarjoukseen kulunut aika valuu hukkaan.

2. Byrokratia

Isommalla yrityksellä on resurssit pyöriä byrokratian syövereissä, PK-yrityksellä ei. Hankkeissa on usein vaatimuksena varsinaisten tarjouspyyntödokumenttien lisäksi muu tukidokumentaatio. Näitä ovat esimerkiksi ajantasainen todistus siitä, että verovelat ja vakuutusmaksut on hoidettu, alfa rating taloustilanteesta ja niin edelleen.

Ymmärrän hyvin tarpeen näille, mutta voisiko tarjouksen pyytävä organisaatio esimerkiksi itse tarkistaa nämä vain voittavan tarjouksen osalta (vakuutuslaitokset, verottaja, Asiakastieto jne.)?

Miltä kuulostaisi verkkopalvelu, josta tarjouksen pyytäjä voisi saada osallistujayrityksistä raportin nappia painamalla?

Itse ainakin maksaisin kernaasti palvelusta, jos välttäisin sillä totaalisen turhaa peruspaperien pyörittelyä.

3. Osto-osaamisessa on kehitettävää

Olen aiemminkin kirjoittanut siitä kuinka vaikeaa verkkopalvelun ostaminen oikein on. Kannikkatuntumalta tämä on erityisen polttava haaste julkisella sektorilla. Tarjouspyynnöt ovatkin usein sellaisia, joissa uuden verkkopalvelun jokainen pienempikin toiminto on listattu ja perässä on laatikko, johon pitää ruksia löytyykö sitä toimittajan ratkaisusta vai ei. Tarjouksessa itsessään lukee: “Tarjouksia, jotka eivät täytä vaatimuksia, ei hyväksytä.” Ei tarvitse olla kovinkaan välkky ymmärtääkseen, että jokainen kohta pitää ruksata.

Näin toimiessaan ostaja vähentää tietämättään tehokkaasti tarjousten vertailtavuutta.

Nykypäivänä ohjelmistot kehitetään ketterästi, joka tarkoittaa sitä, että määritellään tarve esim. käyttäjätarinoina ja toimittajan tehtävänä on mallintaa tarve mahdollisimman hyvin oman ammattitaitonsa avustamana toteuttavaksi ohjelmistoksi. Jos näin toimittaisiin, ostaja saisi varmasti takuulla eritasoisia näkemyksiä siitä kuinka hyvin toimittaja on sisäistänyt asiakkaan esittämän haasteen.

Suosittelen lämpimästi, että hankintayksiköt kävisivät (täysin sallittua) vuoropuhelua toimittajien kanssa ennen tarjouspyynnön jättämistä. Tässä suhteessa on tapahtunutkin kiitettävää edistymistä monessa organisaatiossa, nimenomaan sen takia, että ostajat haluavat onnistuneita IT-hankintoja.

4. Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous voittaa – vai voittaako?

Tarjouspyynnöissä oleellinen termi on “kokonaistaloudellisesti edullisin”. Se tarkoittaa, että voittavan tarjouksen pitää yhdistää laatu ja hinta oikeassa suhteessa. Erinomaisen kannatettava ajatus, mutta toteutuu erittäin harvoin. Ostaja voi itse päättää miten hintaa ja laatua painotetaan.

Ymmärrän, että jos hankitaan vaikka kirjepapereita, niin hinnan painoarvo on suuri, mutta jos hankitaan IT-järjestelmä, niin laadun painoarvon tulisi mielestäni olla luokkaa 60-80 %. Ei kai kukaan halua ottaa riskiä, että maksaa kymmeniä, jopa satoja tuhansia huonosta verkkopalvelusta?

Olemme itse olleet mukana yhdessä tarjouspyyntöprosessissa, jossa tarjousten toteutushinnat vaihtelivat 25-35 000 € välillä, paitsi kisan voittanut, joka tarjosi toteuksen hintaan 5000 €. Voittajayritys kuvasi, että he tuottavat kyseessä olevalla rahasummalla 3 henkilön työpanoksen voimin laadukkaan, alusta asti koodatun järjestelmän.

Laatu tuntuu kiinnostavan lopulta yllättävän vähän toimittajaa valitessa. Hinta tuntuisi olevan painavin valintaperuste.

5. Vasteajat lisäkysymyksiin ja tarjouksen tekemiseen ovat liian lyhyitä

Edellä kuvasin kuinka työläitä tarjouspyyntöprosessit ovat PK-yrityksen näkökulmasta. Silti hankkeisiin, joita on usein on valmisteltu useita kuukausia, jätetään toimittajille vain pari viikko aikaa kysellä tarkennoksia ja tähän päälle hyvin niukasti aikaa tehdä varsinainen tarjous.

Tämä palvelee vain isoja yrityksiä, joilla on julkisiin tarjouspyyntöihin dedikoidut myyjät.

Suosittelen, että toimittajille annetaan 2-3 kuukautta aikaa reagoida. Samalla PK-yrityksien mahdollisuudet vastata tarjouksiin kasvaisivat oleellisesti.

6. Tarjouskilpailujen suuri koko ei palvele edes ostajaa

Julkisten tarjouspyyntöjen kotipaikassa, HILMA:ssa olevat tarjouspyynnöt ovat usein sellaisia, joihin PK-yrittäjillä ei ole mitään mahdollisuuksia tarjota. Yleensä tarjouspyynnöissä on myös maininta “osatarjouksia ei sallita”. En ymmärrä lainkaan logiikkaa tämän periaatteen takana.

Mitä vikaa olisi esimerkiksi siinä, että verkkopalvelun ohjelmoinnin ja hakukoneoptimoinnin tarjoaisi kaksi erikoistunutta toimittajaa erikseen? Hakukoneoptimointi on malliesimerkki palvelusta, jota ei laadukkaasti kykene tarjoamaan juuri mikään muu kuin siihen erikoistunut yritys. Sen toki ymmärrän, että ohjelmointiosuutta ei haluta jaettavaksi usean eri toimittajan kesken.

Kuka tästä tarjouksien massiivisuudesta sitten hyötyy? Aivan, ne isot IT-yritykset, jotka voivat (ainakin paperilla) kertoa osaavansa kaiken maan ja taivaan välillä.

Ja taas ostaja häviää potentiaaalisesti laadussa.

7. Tarjouspyyntö on toimitettava paperimuodossa

Yksi pieni, mutta harmillinen asia on se, että usein tarjouspyynnöt on toimitettava ostavalle organisaatiolle digitaalisen version lisäksi myös joko CD-rompulla ja/tai paperimuodossa. Aikataulut ovat jo valmiiksi älyttömän kireitä (kohta 5) ja postittaminen pudottaa tästä edelleen pois 3 päivää.

Olisi todella mielenkiintoista kuulla perustelut sille, miksi näin toimitaan?

Kuinka paljon luontoa säästyisi, jos tämä lopetettaisiin? Jos näitä romppuja tai dokumentteja säilytetään jossain, olisi mielenkiintoista ymmärtää kauanko, missä ja kuka lystin maksaa? Jos PK-yrityksiä halutaan mukaan, tarjouksen sähköpostittamisen pitää riittää. 

8. Oikeastaan koko hankintaprosessi on rikki

Olen jutellut useiden organisaatioiden kanssa aiheesta ja lähes kaikki ostajat ja toimittajat kokevat prosessin yhtä lailla kankeana, rajoittavana ja turhauttavana. Kaikkien on vain pakko noudattaa sitä, koska se perustuu hankintalakiin.

Koko hankintalaki pitäisi räjäyttää auki ja rakentaa uudelleen nykypäivään paremmin soveltuvaksi. Sellaiseksi, joka mahdollistaisi myös PK-yritysten osallistumisen entistä tasapuolisemmin.

p.s. Vinkki kaikille PK-yrityksille: tutustukaa Hankinta-asiamies.fi palveluun. Se tarjoaa helpon kanavan suodattaa omalle yritykselle sopivat hankinnat automaattisesti suoraan omaan sähköpostiin. Palvelu ei valitettavasti vielä ole koko maan kattava, mutta toivottavasti kehittyy sellaiseksi nopeasti.