EU-alueella ja Suomessa tehtyjen selvitysten mukaan yritysten ja erityisesti PK-yritysten tietämys ja osaaminen julkisista hankinnoista on puutteellista ja pk-yritysten osuus julkisten hankintojen kokonaisuudesta on yleisesti ottaen marginaalinen.

Suurimmat esteet PK-yritysten osallistumiseen tarjoajana julkisissa hankinnoissa ovat monimutkaisiksi koetut hankintamenettelyt, tiedon, hallinto- ja markkinointiresurssien puute sekä toisaalta hankintayksiköiden laajoja hankintakokonaisuuksia ja suuria toimittajia suosiva toimintatapa. Tähän ongelmaan on pureutunut Varsinais-Suomen Yrittäjien hankinta-asiamies Jorma Saariketo, joka vetää Yrittävä Eurooppa-kilpailussakin palkittua Hankinta-asiamies.fi projektia.

Hankinta-asiamies.fi edistää pienyritysten osallistumista julkisiin hankintoihin, luo toimintamallit ja välineet, joiden avulla hankintayksiköt saavat laadukkaampia ja kilpailukykyisempiä tarjouksia entistä laajemmalta yritysjoukolta.

Julkiset hankinnat haasteena

Bloggasin helmikuussa läheltä liippaavasta aiheesta otsikolla Miksi julkiset tarjouspyynnöt eivät kiinnosta pienyrittäjää? Ensinnäkin, pk-yrityksellä on vain vähän resursseja verrattuna isompiin toimijoihin, jotka voivat nimetä julkisin tarjouspyyntöihin niihin keskittyvät henkilöt. Tarjouspyynnöt saattavat esimerkiksi IT-alalla sisältää 10-20 pitkää dokumenttia, eli kyse ei ole aina ihan pienistä projekteista.

Olen jutellut useiden organisaatioiden kanssa hankintaprosesseista ja useimmat ostajat ja toimittajat kokevat prosessin yhtä lailla kankeaksi ja turhauttavaksi. Kaikkien on vain pakko noudattaa prosessia, koska se perustuu hankintalakiin. Jotain on kuitenkin jo tehty, jotta PK-yritykset voisivat entistä paremmin osallistua julkisiin hankintoihin.

Julkinen ilmoittaminen on ainoa tapa, jonka avulla myös pienyritykset saavat tiedon käynnissä olevista hankinnoista ja voivat tarjota osaamistaan julkisen sektorin käyttöön.

On tärkeää, että kaikki hankinnat ovat PK-yritysten saatavilla mahdollisimman laajalti niin kynnysarvot alittavien pienhankintojen kuin ne ylittävien lakisääteisten hankintojen osalta. Pienhankintojen arvo vuositasolla on 2 – 3 miljardin euron luokkaa, joten niiden kilpailuttaminen on erittäin tärkeää niin hankintojen tekijöiden kuin tuotteita ja palveluita tarjoavien pienyrittäjien kannalta.

Hankinta-asiamies.fi tekee julkiset hankinnat helpommaksi

Turun Yrittäjät teki aloitteen jäsenistönsä hankintaosaamisen lisäämisestä vuonna 2009. Varsinais-Suomen Yrittäjät otti vetovastuun projektista vuoden 2009 lopulla ja Turun Seudun Kehittämiskeskus oli mukana esiselvitysten teossa. Hankinta-asiamiesprojektin varsinainen toiminta alkoi elokuussa 2010 ja Sofokuksen toteuttama Hankinta-asiamies.fi verkkopalvelu otettiin käyttöön lokakuussa 2010. Hankinta-asiamiehen toimintamalli on levinnyt jo mm. Etelä-Savoon, pääkaupunkiseudulle ja Pirkanmaalle.

Vuonna 2012 Suomen Yrittäjät päätti ottaa toimintamallin käyttöön koko maassa ja tällä hetkellä Varsinais-Suomen Yrittäjät vastaa palvelun hallinnosta ja operatiivisesta toiminnasta maanlaajuisesti. Hankinta-asiamies.fi -projekti valittiin Suomen ehdokkaana Eurooppalaisen yrittäjyyden edistämispalkinnon saajaksi liiketoimintaympäristön parantamisen kilpailuluokassa vuonna 2012. Yrittävä Eurooppa -kilpailun avulla nostetaan vuosittain esiin eri puolilla Eurooppaa toteutettuja onnistuneita aloitteita, joista on hyötyä sekä yrityksille että yhteisöille.

Hankinta-asiamies.fi -verkkopalvelun hyödyt

Hankintojen julkinen ilmoittaminen on tuonut julkiset hankinnat myös pienten ja keskisuurten yritysten ulottuville. Niiden mukaantulo asettaa myös uusia haasteita niin hankintamenettelyille ja hankintayksiköille kuin yrityksille itselleen. Hankinta-asiamiehen avulla hankintayksiköt ja PK-yritykset ovat löytäneet toisensa.

Hankintojen sujuvuus on parantunut ja palvelukonsepti on vakiintunut julkisten hankintojen keskeiseksi toimintatavaksi projektin vaikutusalueella. Hankintayksikköjen toimintatapojen muuttumisen ja pk-yritysten mukaantulon myötä hankintamenettelyt ovat muuttuneet aiempaa avoimemmiksi ja PK-yritysten eritystarpeet huomioidaan entistä paremmin. Sofokus on toteuttanut Hankinta-asiamies-verkkopalvelun, jossa hankintojen osapuolet kohtaavat toisensa luontevalla tavalla.

Hankinta-asiamies.fi verkkopalvelun palvelukonsepti on ainutlaatuinen, koska kyseisen kohtaamisportaalin toimintamalli perustuu julkisten hankintojen kokonaisuuden hallintaan eikä vastaavaa palvelua ole tarjolla pk-yrityksille tai hankintayksiköille.

“Hankinta-asiamiehen vahtipalvelun lähettämien ilmoitusten määrä on kaksinkertaistunut kuluneen vuoden aikana. Vahtipalvelu toimitti vuoden 2013 tammi-helmikuussa yli 7000 hankintailmoitusta ja tarjouspyyntöä yrittäjille,” kertoo hankinta-asiamies Jorma Saariketo.