Mitä tarkoittaa ohjelmiston integraatio ja miksi se voi tuplata kilpailuetusi?

Ohjelmiston integraatio ei ole aiheena kovin seksikäs ja googlaamallakaan siitä ei tunnu paljoa irtoavan. Kuitenkin erityisesti verkkopalveluihin nojaavissa startupeissa ja isommissa yrityksissä integraatioiden voi olla jopa suoraan verrannollinen organisaation kilpailukykyyn. Mitä ohjelmiston integraatio tarkoittaa ja miten tuplaat sen avulla kilpailuetusi?

Ohjelmiston integraatio tarkoittaa vähintään kahden järjestelmän liittämistä toisiinsa

Integrointi on käsitteellisesti simppeli: kytke kaksi tai useampi järjestelmä toisiinsa ja muodosta näistä isompi kokonaisuus. Kokonaisuuden on tarkoitus olla enemmän kuin osiensa summa liiketoiminnallisen lisäarvon näkökulmasta. Parhaimmillaan ohjelmistointegraatioilla voi hankkia epäreilun kilpailuedun. Jos kerran näin on, niin miksi ohjelmistojen integraatio ei ole jokaisen organisaation strategian keskiössä?

Integraatioiden laiminlyöminen on kokemuksieni mukaan erityisen voimakasta internet-pohjaisten järjestelmien yhteydessä. Kymmeniä vuosia vanhat ja useimmiten hintavat järjestelmät on saatettu integroida toisiinsa teknisesti katsoen hiukan alkeellisestikin mutta toimivasti.

Digitalisoituminen ja verkkopalvelut eivät ole strategisesti tärkeitä kehityskohteita

Tai siis ovat paperilla, mutta eivät oikeasti. Otetaan esimerkki verkkokaupasta. 50 miljoonaa euroa vaihtava vakavarainen yritys haluaa digitalisoitua ja rakennuttaa verkkokaupan. Tavoitteeksi määritellään Euroopan markkinajohtajuus ja projektin budjetiksi 30.000 euroa.

Käsi pystyyn johtoryhmäläinen, joka olisi 15 vuotta sitten kehdannut mennä strategiapalaveriin ja ehdottaa, että otetaan Euroopan markkinajohtajuus kivijalan avulla investoimalla leikkiin muutama kymppitonni?

Jos hankkeet aliresurssoidaan rajusti, joudutaan karsimaan edistyneemmistä asioista. Ohjelmistointegraatiot ovat yksi esimerkki.

Kun organisaatiot ovat valmiita investoimaan yhtä paljon verkkokauppahankkeeseen kuin SAP:in käyttöönottoon, verkkopalveluiden osa-alueisiin (kuten integraatioihin) tullaan kiinnittämään enemmän huomiota.

Miksi ohjelmistojen integraatio koetaan vaikeaksi?

Olen keskustellut integraatioista useasti erilaisten ja erikokoisten toimijoiden kanssa. Joskus on epäselvää miksi integroiminen on tärkeää. Yleisesti ohjelmistojen integraatiot koetaan vaikeana. Tähän on monta syytä, seuraavassa pari ilmeistä:

• Integraatioista saatavat hyödyt ovat epäselviä. Integraatioista puhutaan kyllä paljon, mutta aika monelle on epäselvää, mitä sillä voidaan saavuttaa. Palataan tähän aiheeseen  hetken päästä.
• Integraatiopalveluita ei tyrkytetä tarpeeksi. Valtaosa toimittajista on kiinnostunut myymään vain omia tuotteitaan ja ratkaisujaan. Tämä on toki ihan luonnollista. Mutta sen vuoksi jokaisen organisaation omalla kontolla on selvittää kokonaisintegrointitarpeensa. Onneksi osaamista löytyy, jos sitä vain älyää etsiä.
• Ohjelmistojen integraatio ei ole seksikästä. Verkkosivujen ilmeen kirkastus on ymmärrettävää ja kiinnostavaa, järjestelmien kytkeminen toisiinsa näkymättömästi taustalla ei. Viimeksimainitulla on kuitenkin useimmiten huomattavasti isompi vaikutus liiketoimintaan (mittarina eurot).
• IT-järjestelmien vuosikerrostumat. Vanhemmista organisaatioista löytyy yleensä 15-20 vuotta vanhoja järjestelmiä ja hyvin moderneja järjestelmiä. Ensin mainittujen tekohetkellä periaatteena oli sulkea tuote ulkopuolisilta, nykyisin suuntaus on täysin päinvastainen (kts. SpreadShirt-esimerkki edempänä).
• Suomi on verkkopalveluiden kehitysmaa. Internet-pohjaisten palveluiden syvä integrointi muuhun IT-infraan osoittaa yleensä korkeaa ymmärrystä sähköisten palveluiden hyödyntämisestä liiketoimintastrategiassa. Harmittavaa kyllä, me emme tässä kisassa ole mitalisijoilla (tai edes kärkikymmenikössä), vaikka edellytykset siihen olisi.

Kasvata kilpailuetuasi ohjelmiston integraatiolla

Vaikka ohjelmiston integraatio ei ole seksikästä, se on usein erittäin kannattavaa. Avataan asiaa parilla konkreettisella esimerkillä.

Esimerkki 1: Verkkokauppa

Normaaliin verkkokauppatoimintaan kuuluu yleensä muutama perusintegraatio. Toiminnanohjausjärjestelmästä päivitetään tuotetiedot automaattisesti verkkokauppaan. Verkkokaupasta viedään tilaukset suoraan ERP:iin.

Manuaalinen työ vähenee, kun tuotetietoja ei tarvitse päivitellä useaan eri järjestelmään. Samalla inhimilliset virhemahdollisuudet esimerkiksi tilauksenkäsittelyssä vähenevät ja prosessin laatu paranee. Tämän esimerkin hyödyt ovat selkeitä ja tätä mahdollisuutta hyödennetään kiitettävästi.

Esimerkki 2: Integraatioalustan käyttö

Mitä enemmän järjestelmiä, sitä enemmän liikkuvia osia. On monenlaista integraatiorajapintaa, viestiä ja teknologiaa. Jos integraatiot toteutettaisiin edellisen esimerkin mukaisesti aina suoraan kahden järjestelmän välillä, voitaisiin joutua hankalaan suohon. Onneksi tähän on olemassa ratkaisu: tuodaan järjestelmien väliin erillinen integraatioalusta, jonka läpi palveluiden välinen kaikki viestintä kulkee.

Tyyppisesimerkki ovat erilaiset autentikointipalvelut. Kun palveluväylä/integraatioalusta/tms. tarjoaa autentikointipalvelun, se on yleensä helppo liittää mihin tahansa muuhun organisaation sisäiseen (tai ulkoiseen) palveluun.

Hyötynä on mm. hallittavuus ja joustavuus. Tämän ratkaisun hyötyjä arvioitaessa monella isommallakin yrityksellä omat eväät loppuvat kesken. Kannattaa kääntyä asiantuntijoiden puoleen, jos aihe tuntuu vieraalta.

Esimerkki 3: Tärkeiden sidosryhmien sitominen omiin liiketoimintajärjestelmiin

Yritystenvälisessä kaupankäynnissä on yleensä tärkeää sitoa kumppanit/toimittajat/tms. omien palveluiden ja järjestelmien piiriin mahdollisimman tiukasti. Jos esimerkiksi pyörität isoa varaosabisnestä, on eduksi, jos jälleenmyyjäsi pääsevät hakemaan järjestelmistäsi reaaliaikaisen tilanteen tuotteiden saatavuudesta.

Mitä paremman ja avoimemman integraatiorajapinnan tarjoat, sitä kiinnostavampi olet toimittajana. Bloggasin B2B-verkkokaupasta ja -integroimisesta taannoin myös Suomen verkkomaksujen blogissa.

Esimerkki 4: Integraatiorajapinta koko liiketoiminnan strategisessa ytimessä

Tämän kohdan mukaisia esimerkkejä ei Suomessa juuri näe. Nähdäkseni se johtuu muutamasta syystä: tämän tasoinen hyödyntäminen vaatii syvällistä sähköisen liiketoiminnan osaamista ja mittavia investointeja. Koko strategia pitää asetella niin että positio on ylipäätään mahdollista rakentaa.

Otetaan esimerkiksi SpreadShirt. Äkkiseltään katsottuna vaikuttaisi siltä, että kyse on verkkokaupasta, jossa on hieno paitojen tuunauseditori. Väärin: kyse on ylivoimaisen kilpailuedun rakentamisesta mm. pitkälle vietyjen integraatiorajapintojen avulla.

Heillä on yli 400.000 SpreadShirt-shoppia, koska kuka tahansa voi sellaisen perustaa – milloin tahansa ja missä tahansa. Tämän mahdollistaa pitkälle viety räätälöity tekninen alusta ja suoraan verkkosivuilta avoimesti löytyvä API-rajapinta. SpreadShirtillä on ylivoimainen ja epäreilu kilpailuetu.

Suomessa lähinnä start-upeissa on nähtävissä tämän tyyppisiä aloitteita, perinteisemmät organisaatiot tuntuvat nukkuvan Ruususen unta.

Miten voit testata oman organisaatiosi integraatioymmärryksen tasoa?

Omaa integroimiskypsyyttä voi testata monella eri tavalla. Kokeile vaikkapa seuraavia kysymyksiä omassa organisaatiossasi:

• Onko organisaatiossanne keskusteltu kokonaisarkkitehtuurista ja mietitty tiekartta kehitykseen seuraaville 3-5 vuodelle?
• Onko em. tiekartta linkitetty relevantilla tavalla organisaationne liiketoimintastrategiaan?
• Pystytkö 5 minuutissa toimittamaan organisaatiosi kokonaisarkkitehtuurista ajan tasaisen (ylätason) kuvan, jossa on lueteltu relevantit järjestelmät ja niiden kytkökset toisiinsa?
• Pystytkö toimittamaan em. yksittäisten järjestelmien osalta valmiit rajapintakuvaukset pyydettäessä?
• Ovatko tärkeät sidosryhmänne suoraan kiinni järjestelmissänne?
• Jos ovat, niin ovatko kumppanit voineet tehdä itse integraation (avoin verkkoon julkaistu rajapinta) vai onko teitä tarvittu siihen?

Koskaan ei ole liian myöhäistä aloittaa integraatioiden hyödyntämistä. Paitsi silloin kun SpreadShirtin kaltainen globaali toimija pyrkii reviirillesi. Silloin voi alkaa lähtölaskenta. Joten ei muuta kuin rohkeasti sukeltamaan oman organisaation integraatioiden pariin. 🙂