Tässä artikkelissa
Työelämän tasapaino vaatii priorisointitaitoja
Pääkohdat
- Työelämän tasapainossa työn vaatimuksiin on käytettävissä riittävästi voimavaroja. Kirjoittaja Milla Kallio vertaa työelämää vaakaan, joka pitäisi pyrkiä pitämään tasapainossa.
- Voimavaroja voivat olla esimerkiksi hyvä johtaminen, fyysinen ja psyykkinen hyvinvointi, sosiaalinen tuki ja tehokas itsensä johtaminen. Itsensä johtamisesta Kallio korostaa ajanhallintaa, koska kaikilla on käytössään sama rajallinen määrä tunteja.
- Ajanhallinnan ratkaisu on priorisointi. Eisenhowerin matriisi jakaa tehtävät neljään laatikkoon sen mukaan, ovatko ne kiireellisiä ja tärkeitä.
- Tärkeät ja kiireelliset työt tehdään lähtökohtaisesti heti, ja tärkeille mutta kiireettömille varataan aikaa kalenterista. Kiireelliset mutta vähemmän tärkeät tehtävät delegoidaan, ja asiat, jotka eivät ole kiireellisiä eivätkä tärkeitä, lopetetaan.
- Kallio kehottaa lukijaa avaamaan kalenterinsa ja sijoittamaan työpäivän askareet laatikoihin. Priorisoimalla lisää hyvinvointiaan ja mahdollisuuksiaan menestyä, ja säännöllinen keskustelu tavoitteista esihenkilön tai kollegoiden kanssa varmistaa, että aika kuluu oikeisiin asioihin.
Kuinka tietoinen olet omasta työelämän tasapainostasi? Entä osaatko johtaa omaa menestystäsi? Kuinka usein pysähdyt kuuntelemaan itseäsi ja kysyt, mitä sinulle kuuluu juuri tänään?
Olin hiljattain kouluttamassa kauneusalan toimijoita oman hyvinvoinnin ja menestyksen johtamisesta. Kävimme läpi mm. sitä, kuinka haastavaa nykypäivän (työ)elämä on ja miten paljon se meiltä vaatii. Yhteiskunta ja erityisesti sosiaalinen media pommittavat meitä jatkuvasti informaatiolla, jonka pääpointti on saada meidät uskomaan, ettemme ole tarpeeksi. Että pitäisi pystyä vielä vähän parempaan, olla vielä vähän tuotteliaampi, kyvykkäämpi, kouluttautuneempi…
On totta, että työelämä on intensiivisempää kuin aikaisemmin. Sen todistavat jo monet tutkimuksetkin. Mutta uhriutumisen sijasta meidän pitäisi etsiä ratkaisuja siihen, kuinka kiihtyvästä työelämästä huolimatta voisimme kokea hyvinvointia ja tyytyväisyyttä arjessamme.
Vaatimuksia on tasapainotettava voimavaroilla
Jokainen meistä kohtaa erilaisia vaatimuksia työssään. Nämä vaatimukset voivat tulla suoraan esihenkilöltämme, asiakkailtamme, kollegoiltamme tai vaikkapa meiltä itseltämme, mutta meiltä jokaiselta löytyy myös voimavaroja, jotka voimme ottaa käyttöön niin halutessamme. Työelämä onkin kuin vaaka, joka tulisi pyrkiä pitämään tasapainossa. Jos vaatimukset kasvavat, mistä voisimme löytää lisää voimavaroja käyttöömme? Voimavaroja voivat olla esim. hyvä johtaminen, hyvinvointi (sekä fyysinen että psyykkinen), sosiaalinen tuki ja tehokas itsensä johtaminen. Itsensä johtamisesta haluaisin nostaa esiin erityisesti ajanhallinnan, sillä meillä kaikilla on käytössämme tietty määrä tunteja, eivätkä ne siitä muuksi muutu, vaikka kuinka yrittäisimme Arskan sanoin “sleep faster”.
Kuinka sitten hallita omaa aikaa, kun pöydälle kasaantuu tehtäviä, jotka eivät sinne edes tunnu kuuluvan? Vastaus on priorisoimalla.
Ajankäytön visualisoiti on tehokas priorisointityökalu
Eisenhowerin ajankäytön matriisi tekee näkyväksi sen, mihin aikaa kuluu eniten, ja sitä käyttämällä pääset nopeasti käsiksi mahdollisiin priorisoinnin haasteisiin.
1. Tartu heti tärkeisiin ja kiireellisiin töihin
Tässä ajanhallinnan mallissa laatikkoon yksi lasketaan kaikki sellaiset asiat, jotka ovat sekä kiireellisiä että tärkeitä. Tällaisiksi voimme laskea vaikkapa kriittiset tietoturva- ja ohjelmistopäivitykset sekä ennakkoon sovitut asiakastyöt. Nämä asiat meidän tulisi lähtökohtaisesti tehdä heti. Jos kuitenkin keskitymme liiaksi vain tämän laatikon asioihin, työpäivämme muuttuvat uuvuttaviksi ja alamme helposti kokea työn olevan pelkkää tulipalojen sammuttelua.
2. Kalenteroi tärkeät mutta kiireettömät asiat
Laatikkoon kaksi kuuluu vastaavasti kaikki se, mikä meiltä helposti arjen pyörityksessä unohtuu, kun keskitymme liikaa laatikoihin yksi, kolme ja neljä. Tänne menevät kaikki sellaiset asiat, jotka lisäävät hallinnan tunnettamme, hyvinvointiamme ja pitkän tähtäimen fokustamme.
3. Delegoi kiireelliset, mutta vähemmän tärkeät tehtävät
Laatikosta kolme löytyvät asiat, jotka meidän tulisi delegoida muille. Nämä asiat ovat usein kiireellisiä, mutta myös sellaisia, jotka joku toinenkin (AI, kenties?) voisi hoitaa ja mahdollisesti vieläpä meitä tehokkaammin. Mikäli keskitymme itse liikaa tämän laatikon asioihin, työmme muuttuu nopeasti hyvin lyhytnäköiseksi, ja meistä voi helposti alkaa tuntumaan siltä, että kadotamme työn merkityksen.
4. Deletoi turhat ja kiireettömät asiat
Laatikko neljä kuvastaa asioita, jotka meidän tulisi lopettaa täysin. Ne eivät ole kiireellisiä eivätkä liioin tärkeitä. Vai oletko joskus kokenut hyötyväsi esim. doomscrollauksesta?
Keskittymällä liikaa tämän laatikon asioihin aiheutamme itsellemme riippuvuutta muista, kun emme saa itsenäisesti mitään aikaiseksi. Myös hyvinvointimme saattaa kärsiä, kun makaamme tunti tolkulla sohvannurkassa puhelintamme tuijottaen.
Katso kalenteriasi kriittisesti
Avaa oma kalenterisi. Mihin laatikoihin sinä asettaisit oman työpäiväsi askareet? Löytyykö sieltä asioita, jotka pitäisi delegoida tai lopettaa täysin? Entä minkälaisille asioille sinun olisi hyvä varata kalenterista aikaa? Mitkä asiat jäävät helposti tulipalojen sammuttelun jalkoihin?
Priorisoimalla työtäsi lisäät hyvinvointiasi ja annat itsellesi mahdollisuuden menestyä työssäsi. Muista myös säännöllisin väliajoin keskustella työsi tavoitteista esihenkilösi tai kollegoidesi kanssa. Tällöin varmistat, että todella käytät aikasi oikeisiin asioihin.
Usein kysytyt kysymykset
Työelämän tasapainossa työn vaatimukset ja voimavarat ovat sopusoinnussa. Vaatimuksia voi tulla esihenkilöltä, asiakkailta, kollegoilta tai itseltä. Kun vaatimukset kasvavat, kannattaa etsiä lisää voimavaroja, kuten hyvää johtamista, hyvinvointia, sosiaalista tukea tai tehokasta itsensä johtamista.
Eisenhowerin matriisi on ajanhallinnan työkalu, joka jakaa tehtävät kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan neljään laatikkoon. Omien tehtävien sijoittaminen laatikoihin näyttää, mihin aika eniten kuluu. Samalla löytyvät mahdolliset priorisoinnin ongelmat.
Ensimmäiseen laatikkoon kuuluvat kiireelliset ja tärkeät asiat, kuten kriittiset tietoturvapäivitykset ja ennalta sovitut asiakastyöt. Toiseen kuuluvat tärkeät mutta kiireettömät asiat, jotka lisäävät hallinnan tunnetta, hyvinvointia ja pitkän tähtäimen fokusta. Kolmannen laatikon kiireelliset mutta vähemmän tärkeät tehtävät voi delegoida, ja neljännen laatikon turhat asiat, kuten doomscrollaus, kannattaa lopettaa kokonaan.
Jos keskittyy liikaa kiireellisiin ja tärkeisiin asioihin, työpäivistä tulee uuvuttavia ja työ alkaa helposti tuntua pelkältä tulipalojen sammuttelulta. Liika keskittyminen delegoitaviin tehtäviin tekee työstä nopeasti lyhytnäköistä, ja voi alkaa tuntua siltä, että työn merkitys katoaa. Kun huomio menee näihin laatikoihin tai turhiin asioihin, tärkeät mutta kiireettömät asiat unohtuvat helposti.
Lähteet
Tukevatko järjestelmäsi liiketoimintaasi? Ensin selvitetään liiketoiminnan tarve. Vasta sen jälkeen selviää, millainen tekninen ratkaisu on mielekäs.
Tutustu ohjelmistokehitykseen
Aiheeseen liittyvää
Jatka lukemista
-
Työn ja opiskelun yhteensovittaminen: 8 vinkkiä sofokuslaisilta
Me Sofokuksella kannustamme ihmisiämme sijoittamaan opintoihin. Katso vinkit, joilla työn ja opiskelun yhteensovittaminen sujuu mielekkäästi.
-
Miten saada digitalisaatio ja hyvinvointi tukemaan toisiaan?
Teknologia on tehnyt työelämästämme kuluttavampaa kuin koskaan. Poimi vinkit, joilla saada digitalisaatio ja hyvinvointi tukemaan toisiaan.
-
Arvot työelämässä: näin niiden tulisi toteutua
Tunnistatko arvosi ja toteutuvatko ne työssäsi? Poimi Chief Happiness Officerimme Millan vinkit, joilla harmonisoit urasi arvomaailmasi kanssa.
