Miten sinä käytät sähköpostiasi?

Sähköpostilaatikko täynnä uusia postilistaviestejä ja tärkeimmät viestit hautautuneet massapostin sekaan? Veikkaisin, että melko tyypillinen tilanne monella työpaikalla. Lähetellessäni viestiä lähes naapurihuoneeseen, aloin miettiä miksi sähköpostia tulee välillä käytettyä “väärin”. Parempia vaihtoehtoja on tarjolla yksittäisiin käyttötarkoituksiin, mutta miksi sähköposti on saavuttanut nykyisen asemansa?

Viestiä naapurihuoneeseen

Klassisen tutkimuksen mukaan (kuva) ihmisten välimatkan kasvaessa työpaikalla kommunikaation määrä putoaa vauhdilla metri metriltä. Tarkoittaa siis kärjistettynä sitä, että keskustelet vähemmän käytävän päässä istuvan työkaverin kanssa kuin naapurihuoneen henkilön kanssa. Ja keskusteluksi lasketaan niin face-to-face kuin sähköpostinkin lähettely.

allen-curve

Tämähän on sikäli loogista, että ihmisellä on tapana olla yhteydessä ympärillään pyörivien ihmisten kanssa, eli niiden, joita näkee päivittäin. Laitetaan väliin seinä tai pari, niin keskustelu vähenee välineestä riippumatta.

Etenkin jos keskustelukerrat vähenevät, kenenkään pää ei riitä muistamaan kaikkea ulkoa. Sähköiselle työkalulle on siis tietysti tarvetta, mutta liian usein näkee tietoa lapioitavan vain toisen Saapuneet-laatikkoon ajattelematta asiaa sen enempää.

Työkalu per tarkoitus

Monella työpaikalla sisäisessä jutustelussa (B)CC:t ja forwardit viuhuvat ahkeraan tahtiin, myös siihen naapurihuoneeseen. Eihän ongelma edes ole niinkään sähköpostityökalussa itsessään, vaan siinä miten sitä käytetään.

Niinkuin sanoin, eri tarkoituksiin löytyy paljon hyviä vaihtoehtoja. Jos sisäistä viestintää ei hoideta kasvotusten, Skype, Lync, Google Hangouts tai vaikkapa avoimen lähdekoodin Pidgin tarjoavat tarpeesta riippuen oikean pikaviestimen ja tukun muita ominaisuuksia sähköpostin sijaan.

Yleisiin organisointitehtäviin löytyy esim. Trello tai Kanbanflow, joilla koko tiimisi näkee yhdestä paikasta kuka tekee mitäkin parhaillaan. Kyselyt vaikkapa pikkujoulujen aikataulusta pyöräytät nopeimmin Doodlella, ilman sähköpostien sahaamista eri suuntiin. Tätäkin listaa voisi jatkaa melko pitkään.

Projektinhallinnan tehtäviin on myös lukuisia eri vaihtoehtoja kaupallisista ei-kaupallisiin, esimerkkinä vaikkapa Jira ja Redmine. Vaihtoehtoja riittää, ja omiin tarpeisiin soveltuva löytynee pienellä selvitystyöllä.

Myös sosiaalisen median puolelta löytyy yrityksille sopivia vaihtoehtoja. Esim. Yammer tarjoaa yritykselle ympäristön keskusteluille, pikaviesteille ja tiedostojen jakamiselle.

Tieto liikkumaan välineestä riippumatta

Sähköpostin suurin etu taitaa vain olla sen levinneisyys. Keskeisimmät toiminnot ovat saatavilla yhdestä “palvelusta”, ja sähköposti löytyy varmuudella lähes kaikilta.

Sisäiseen käyttöön uusien työkalujen sisäänajaminen onnistuu oikeanlaisella johtamisella, mutta vaikeammaksi homma menee kun asiakkaatkin olisi saatava aktiivisesti käyttämään uutta työkalua viestintään. Sähköpostista on tullut opittu tapa ja siten uudet ratkaisut voivat tuntua vaikeilta.

Sähköpostin käyttöä ei tietenkään kannata vältellä turhaan, mutta jos huomaat luovasi jatkuvasti todo-listoja sähköpostiin tai käytät sitä pikaviestimenä, kannattaa huomioida että kätevämpiäkin vaihtoehtoja on tarjolla.

Oli projektityössä menetelmänä tai teknisenä ratkaisuna mikä tahansa, tiedonkulku ratkaisee projektin onnistumisen. Tiedon pitää liikkua sekä toteuttavan porukan kesken että toimittajan ja asiakkaan välillä. Tästä huolehtiminen on projektijohdon vastuulla, ja siten johdon on myös valittava hommaan sopivat välineet.

Erkki Kallio

Chief Operating Officer

Lue lisää aiheesta